Στις περισσότερες επιχειρήσεις, όταν η καθημερινότητα αρχίζει να πιέζει και οι καθυστερήσεις αυξάνονται, η εξήγηση είναι σχεδόν πάντα η ίδια: υπάρχει πολλή δουλειά. Στην πράξη όμως, αυτό δεν είναι πάντα το πραγματικό πρόβλημα.

Από την εμπειρία μας, έχουμε δει περιπτώσεις όπου ο όγκος δεν έχει αλλάξει σημαντικά, αλλά η πίεση είναι μεγαλύτερη. Εκεί συνήθως κρύβεται κάτι πιο ουσιαστικό: ο τρόπος που οργανώνεται και αξιοποιείται η πληροφορία μέσα στην επιχείρηση.

Η πληροφορία υπάρχει αλλά δεν αξιοποιείται

Σχεδόν σε κάθε επιχείρηση, η πληροφορία υπάρχει ήδη. Στοιχεία πελατών, κινήσεις, εκκρεμότητες, στατιστικά όλα όσα χρειάζονται για να υπάρχει καθαρή εικόνα της καθημερινότητας. Το θέμα είναι ότι συχνά δεν αξιοποιούνται στην πράξη. Έτσι, για να απαντηθεί κάτι απλό, χρειάζεται αναζήτηση σε emails, αρχεία ή σημειώσεις. Και όταν αυτό επαναλαμβάνεται μέσα στη μέρα, αρχίζει να δημιουργεί καθυστερήσεις χωρίς να γίνεται άμεσα αντιληπτό.

Γιατί μένουν πίσω οι εκκρεμότητες

Σε πολλές επιχειρήσεις, το πρόβλημα δεν είναι η έλλειψη πληροφορίας. Είναι ότι η πληροφορία δεν συγκεντρώνεται σε ένα ενιαίο σύστημα που να συνδέει τα τμήματα μεταξύ τους.

Όταν η δουλειά τρέχει, η καθημερινότητα εξαρτάται από το ποιος θυμάται τι, ποιος κράτησε τη σωστή σημείωση και ποιος θα προλάβει να ενημερώσει τους υπόλοιπους.

Το αποτέλεσμα; Οι εργασίες καθυστερούν. Όχι επειδή υπάρχει απαραίτητα περισσότερη δουλειά, αλλά επειδή δεν υπάρχει κοινή, ενημερωμένη και ξεκάθαρη εικόνα. Εκεί αρχίζουν οι καθυστερήσεις, τα λάθη και οι εκκρεμότητες που μένουν ανοιχτές περισσότερο απ’ όσο πρέπει.

Όταν η επιχείρηση δεν είναι πραγματικά μηχανογραφημένη

Ένα από τα βασικά προβλήματα ξεκινά από τις επιχειρήσεις που εξακολουθούν να λειτουργούν χωρίς ένα ολοκληρωμένο σύστημα μηχανογράφησης. Σήμερα, στην εποχή του ψηφιακού μετασχηματισμού, είναι δύσκολο να μιλάμε για οργάνωση, ταχύτητα και σωστή εξυπηρέτηση όταν βασικές πληροφορίες βρίσκονται ακόμη σε κλασέρ, πρόχειρες σημειώσεις, post-it, αρχεία Excel ή απλώς στη μνήμη κάποιου υπαλλήλου.

Σε αυτές τις περιπτώσεις, η πληροφορία μπορεί να υπάρχει, αλλά δεν είναι άμεσα διαθέσιμη. Κάποιος πρέπει να τη θυμηθεί, να την αναζητήσει ή να ρωτήσει τον σωστό άνθρωπο. Έτσι χάνονται χρόνος, παραγωγικότητα και πολλές φορές η δυνατότητα για άμεση και ποιοτική εξυπηρέτηση του πελάτη.

Όταν υπάρχει σύστημα μηχανογράφησης, αλλά δεν αξιοποιείται σωστά

Βέβαια, δεν είναι λίγες και οι επιχειρήσεις που έχουν ήδη υιοθετήσει κάποιο σύστημα μηχανογράφησης, είτε επειδή κατάλαβαν τη χρησιμότητά του είτε επειδή οδηγήθηκαν εκεί από τις φορολογικές και ψηφιακές εξελίξεις.

Το θέμα είναι ότι, σε πολλές περιπτώσεις, η χρήση του συστήματος μένει στα απολύτως βασικά: μια καρτέλα πελάτη, μια καταχώρηση αγοράς, μια έκδοση τιμολογίου.

Όμως μέσα από το PRISMA Win υπάρχουν δυνατότητες που μπορούν να δώσουν πολύ πιο καθαρή εικόνα για πελάτες, κινήσεις, εκκρεμότητες, υπόλοιπα, παραγγελίες και στατιστικά στοιχεία, με ελάχιστα κλικ.

• Μέσα από το προφίλ πελάτη, μπορεί να υπάρχει συγκεντρωμένη εικόνα για το ιστορικό, τις κινήσεις, τη συνολική δραστηριότητα και τη σχέση του πελάτη με την επιχείρηση. Δείτε πώς λειτουργεί το προφίλ πελατών

• Αντίστοιχα, τα στατιστικά στοιχεία πελατών μπορούν να δείξουν ποιοι πελάτες έχουν καιρό να κινηθούν, ποια δραστηριότητα έχει «παγώσει», ποιος είναι ο τζίρος, το κέρδος, οι εκκρεμότητες ή τα ανεξόφλητα. Δείτε πως λειτουργούν οι στατιστικές πληροφορίες πελατών.

• Το ίδιο ισχύει και στη διαχείριση αποθήκης, όπου πληροφορίες όπως μη κινηθέντα είδη, υπόλοιπα, προτάσεις παραγγελίας, είδη σε παραγγελία ή πωλήσεις ανά κατηγορία μπορούν να βοηθήσουν την επιχείρηση να έχει καλύτερο έλεγχο και να παίρνει αποφάσεις με βάση πραγματικά δεδομένα. Δείτε το σχετικό μας άρθρο.

Δεν πρόκειται για κάτι νέο ή πολύπλοκο. Στις περισσότερες περιπτώσεις, είναι δυνατότητες που υπάρχουν ήδη μέσα στο σύστημα, απλώς δεν αξιοποιούνται στην καθημερινότητα. Και εκεί αρχίζει να φαίνεται η διαφορά: όταν η πληροφορία δεν υπάρχει απλώς κάπου, αλλά είναι οργανωμένη, άμεσα διαθέσιμη και πραγματικά χρήσιμη.

Στο τέλος της ημέρας

Οι καθυστερήσεις δεν είναι πάντα θέμα δουλειάς. Στις περισσότερες περιπτώσεις, είναι θέμα ορατότητας. Και αυτό είναι το θετικό γιατί σημαίνει ότι η λύση δεν βρίσκεται στο να προστεθούν περισσότερα εργαλεία, αλλά στο να αξιοποιηθούν καλύτερα αυτά που ήδη υπάρχουν.

Όταν η πληροφορία είναι συγκεντρωμένη και χρησιμοποιείται σωστά μέσα από το ίδιο το σύστημα, η καθημερινότητα αλλάζει. Οι εκκρεμότητες γίνονται πιο ξεκάθαρες, οι αποφάσεις λαμβάνονται πιο γρήγορα και ο χρόνος που χάνεται σε αναζήτηση μειώνεται αισθητά. Και συνήθως εκεί αρχίζει να μειώνεται πραγματικά το καθημερινό χάος.