Για τα βιβλιοπωλεία και τα βιβλιοχαρτοπωλεία, ο Σεπτέμβριος έχει πάντα έναν ιδιαίτερο ρυθμό. Οι γονείς μπαίνουν στο κατάστημα με λίστες σχολικών, οι μαθητές αναζητούν βοηθήματα και ξενόγλωσσα, ενώ οι φοιτητές ψάχνουν πανεπιστημιακά συγγράμματα και εξειδικευμένους τίτλους. Τα ράφια γεμίζουν και αδειάζουν γρήγορα, ενώ η αποθήκη πρέπει να δίνει ξεκάθαρη εικόνα ανά πάσα στιγμή.

Όμως η νέα σχολική σεζόν δεν ξεκινά την ημέρα που ανοίγουν τα σχολεία. Ξεκινά αρκετές εβδομάδες νωρίτερα, στις πρώτες παραλαβές, στις ενημερώσεις τιμών, στις παραγγελίες προμηθευτών, στην οργάνωση των σχολικών ειδών, στον έλεγχο των αποθεμάτων και στην προετοιμασία της καθημερινής λειτουργίας.

Γιατί όταν ξεκινήσει η μεγάλη κίνηση, δεν υπάρχει χρόνος για διορθώσεις. Υπάρχει χρόνος μόνο για εξυπηρέτηση.

Το σύγχρονο βιβλιοπωλείο έχει περισσότερους ρόλους από ποτέ

Το βιβλιοπωλείο δεν είναι πια μόνο ένας χώρος πώλησης βιβλίων. Είναι σημείο πληροφόρησης, αναζήτησης, συμβουλής και εμπιστοσύνης.

Ο πελάτης μπορεί να έρθει στο φυσικό κατάστημα, να έχει ήδη ψάξει online, να ζητήσει έναν τίτλο που δεν υπάρχει διαθέσιμος, να αγοράσει σχολικά, να ρωτήσει για βοηθήματα, να παραγγείλει προϊόντα για αποστολή ή να επιστρέψει μετά από λίγες ημέρες για συμπληρωματικές αγορές.

Από την πλευρά της επιχείρησης, όλα αυτά σημαίνουν χιλιάδες κωδικούς, πολλές κατηγορίες ειδών, διαφορετικούς προμηθευτές, παραγγελίες, τιμές, αποθέματα, ταμείο, προσωπικό, παραστατικά, αποστολές και συχνά ηλεκτρονικό κατάστημα.

Η πρόκληση δεν είναι μόνο να υπάρχουν τα προϊόντα. Είναι να υπάρχει καθαρή εικόνα για το τι είναι διαθέσιμο, τι λείπει, τι κινείται, τι πρέπει να παραγγελθεί και πώς θα εξυπηρετηθεί ο πελάτης γρήγορα και σωστά.

Εκεί που χάνεται χρόνος, χάνεται και ευκαιρία πώλησης

Σε περιόδους αιχμής, κάθε λεπτό μετράει. Μια αργή αναζήτηση, μια λάθος τιμή, μια μη ενημερωμένη διαθεσιμότητα ή μια χειροκίνητη καταχώρηση μπορεί να καθυστερήσει την εξυπηρέτηση, να μπερδέψει το προσωπικό και να κουράσει τον πελάτη.

Η γρήγορη αναζήτηση με ISBN ή barcode, η σωστή καταχώρηση τίτλων, συγγραφέων, εκδοτών και κατηγοριών, η ενημερωμένη αποθήκη και η δυνατότητα άμεσης έκδοσης παραστατικών δεν είναι απλώς τεχνικές λειτουργίες. Είναι εργαλεία που βοηθούν το βιβλιοπωλείο να κερδίζει χρόνο εκεί που πραγματικά χρειάζεται: στην εξυπηρέτηση.

Από το φυσικό κατάστημα στο eShop

Η αγοραστική συμπεριφορά έχει αλλάξει. Ο πελάτης αναζητά προϊόντα online, συγκρίνει επιλογές, θέλει να βλέπει διαθεσιμότητα και απαιτεί ευκολία στην παραγγελία, στην πληρωμή και στην παραλαβή.

Για ένα βιβλιοπωλείο ή βιβλιοχαρτοπωλείο, το eShop δεν αντικαθιστά το φυσικό κατάστημα. Το επεκτείνει.

Μπορεί να λειτουργήσει ως δεύτερη βιτρίνα για βιβλία, σχολικά, χαρτικά, εποχιακά είδη και προσφορές. Μπορεί να δώσει στην επιχείρηση τη δυνατότητα να δέχεται παραγγελίες πέρα από το ωράριο λειτουργίας, να εξυπηρετεί πελάτες εκτός περιοχής και να αξιοποιεί καλύτερα την εποχική ζήτηση.

Το σημαντικό είναι το ηλεκτρονικό κατάστημα να μη λειτουργεί αποκομμένο. Όταν το eShop συνδέεται σωστά με την εμπορική διαχείριση, οι τιμές, τα είδη, η διαθεσιμότητα, οι πελάτες και οι παραγγελίες οργανώνονται πιο εύκολα και η επιχείρηση αποκτά καλύτερο έλεγχο και στα δύο κανάλια πώλησης.

Περισσότερες πωλήσεις μέσα από καλύτερη οργάνωση

Οι πωλήσεις δεν αυξάνονται μόνο με περισσότερη κίνηση στο κατάστημα. Αυξάνονται και όταν η επιχείρηση αξιοποιεί καλύτερα τις ευκαιρίες που ήδη έχει μπροστά της.

Η σχολική περίοδος είναι ιδανική στιγμή για οργανωμένες εμπορικές ενέργειες: ειδικές συμφωνίες, προσφορές σε κατηγορίες ειδών, πακέτα σχολικών, εκπτώσεις σε συγκεκριμένες ομάδες πελατών, προωθητικές ενέργειες σε χαρτικά, τσάντες, βοηθήματα ή εποχιακά προϊόντα.

Όταν οι ενέργειες αυτές οργανώνονται μέσα από την εφαρμογή, η επιχείρηση αποφεύγει πρόχειρους υπολογισμούς, ασυνέπειες στο ταμείο και χειροκίνητες σημειώσεις. Οι προσφορές εφαρμόζονται πιο σωστά, το προσωπικό δουλεύει με μεγαλύτερη σιγουριά και ο πελάτης έχει πιο καθαρή εμπειρία αγοράς.

Σε αυτό μπορεί να βοηθήσει και η αξιοποίηση προγραμμάτων επιβράβευσης, όπως το Loyalty Card. Οι γονείς που επιστρέφουν κάθε χρόνο για σχολικά, οι μαθητές, οι εκπαιδευτικοί και οι σταθεροί πελάτες μπορούν να ενταχθούν σε μια πιο οργανωμένη πολιτική πιστότητας, ώστε η επιχείρηση να ενισχύει τις επαναλαμβανόμενες αγορές και τη σχέση εμπιστοσύνης με το πελατολόγιό της.

Barcode, αποθήκη και ταμείο: μικρές λεπτομέρειες που κάνουν μεγάλη διαφορά

Σε ένα βιβλιοπωλείο με χιλιάδες τίτλους και κωδικούς, η διαχείριση barcodes δεν είναι λεπτομέρεια. Είναι βασικό εργαλείο ταχύτητας.

Βοηθά στην αναζήτηση, στην παραλαβή, στην αποθήκη, στην τιμολόγηση και στο ταμείο. Μειώνει τα λάθη, περιορίζει τις καθυστερήσεις και κάνει την καθημερινή εργασία πιο απλή για τον χειριστή.

Ειδικά την περίοδο του Back to School, όπου η κίνηση είναι αυξημένη και οι πελάτες θέλουν άμεση εξυπηρέτηση, η σωστή οργάνωση των ειδών, των τιμών και των barcodes μπορεί να κάνει τη διαφορά ανάμεσα σε ένα ταμείο που “κολλάει” και σε μια ροή εξυπηρέτησης που προχωρά ομαλά.

Όταν η πώληση συνεχίζεται στην αποστολή

Πολλά βιβλιοπωλεία σήμερα εξυπηρετούν πελάτες και εκτός φυσικού καταστήματος, είτε μέσα από eShop είτε μέσα από τηλεφωνικές ή απευθείας παραγγελίες.

Εκεί η πώληση δεν ολοκληρώνεται στο ταμείο. Συνεχίζεται στην αποστολή.

Οι εφαρμογές PRISMA Win & PrismaNET υποστηρίζουν διασύνδεση με εταιρείες courier, απλοποιώντας σημαντικά τη διαδικασία αποστολής. Τα στοιχεία του παραστατικού μπορούν να αποστέλλονται αυτόματα, να δημιουργείται αριθμός αποστολής, να εκτυπώνονται τα απαραίτητα συνοδευτικά και αυτοκόλλητα, ενώ ο παραλήπτης μπορεί να ενημερώνεται με voucher και link παρακολούθησης.

Το σημαντικό είναι ότι αυτή η δυνατότητα δεν αφορά μόνο επιχειρήσεις με eShop. Αφορά κάθε βιβλιοπωλείο που στέλνει παραγγελίες σε πελάτες και θέλει να μειώσει τα χειροκίνητα βήματα, να οργανώσει καλύτερα τις αποστολές του και να προσφέρει πιο αξιόπιστη εμπειρία παραλαβής.

Οι νέες υποχρεώσεις χρειάζονται έγκαιρη προετοιμασία

Παράλληλα με την εμπορική λειτουργία, κάθε επιχείρηση έχει να διαχειριστεί και τις φορολογικές της υποχρεώσεις: ηλεκτρονική τιμολόγηση, διαβίβαση, προσωπικό, ωράρια, βάρδιες και καθημερινή συμμόρφωση.

Όσο αυξάνεται η πίεση της σεζόν, τόσο πιο σημαντικό είναι αυτές οι διαδικασίες να είναι οργανωμένες.

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσω Παρόχου, όπως το InvoiceLink της Megasoft, μπορεί να βοηθήσει την επιχείρηση να διαχειριστεί πιο οργανωμένα την έκδοση, αποστολή και διαβίβαση παραστατικών.

Αντίστοιχα, το eErgani υποστηρίζει την υποχρέωση των επιχειρήσεων για την καταγραφή του Ψηφιακού Ωραρίου και της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας, σε διασύνδεση με το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, διευκολύνοντας την καθημερινή συμμόρφωση με τις ισχύουσες απαιτήσεις.

Το ζητούμενο δεν είναι να προστεθούν επιπλέον διαδικασίες στην καθημερινότητα. Είναι οι διαδικασίες που ήδη υπάρχουν να γίνονται πιο απλά, πιο σωστά και με λιγότερο άγχος.

Πριν ξεκινήσει η σεζόν, αξίζει να γίνουν οι σωστές ερωτήσεις

Η περίοδος πριν από τον Σεπτέμβριο είναι η κατάλληλη στιγμή για κάθε βιβλιοπωλείο να δει τι λειτουργεί καλά και τι μπορεί να οργανωθεί καλύτερα.

• Έχετε καθαρή εικόνα των αποθεμάτων σας;
• Μπορείτε να αναζητήσετε άμεσα ένα βιβλίο με ISBN, barcode, τίτλο, συγγραφέα ή εκδότη;
• Οι τιμές και οι νέοι τίτλοι ενημερώνονται έγκαιρα;
• Γνωρίζετε ποια είδη χρειάζονται αναπλήρωση πριν ξεκινήσει η πίεση;
• Το φυσικό κατάστημα και το eShop σας λειτουργούν συντονισμένα;
• Οι προσφορές και οι ειδικές συμφωνίες εφαρμόζονται οργανωμένα;
• Αξιοποιείτε Loyalty Card ή άλλους τρόπους επιβράβευσης πελατών;
• Έχετε προετοιμαστεί για τις ανάγκες ηλεκτρονικής τιμολόγησης και ψηφιακών παραστατικών διακίνησης;

Αν η απάντηση σε κάποιο από αυτά δεν είναι ξεκάθαρη, τότε υπάρχει περιθώριο για καλύτερη οργάνωση πριν ξεκινήσει η απαιτητική περίοδος.

Τα σωστά εργαλεία πίσω από ένα οργανωμένο βιβλιοπωλείο

Το PRISMA Win Bookstore Management έχει σχεδιαστεί για τις ανάγκες βιβλιοπωλείων και βιβλιοχαρτοπωλείων, καλύπτοντας τη διαχείριση βιβλίων, σχολικών, χαρτικών, ειδών αποθήκης, πελατών, προμηθευτών, παραγγελιών, αναζητήσεων και παραστατικών.

Γύρω από αυτή τη βασική λειτουργία, κάθε επιχείρηση μπορεί να αξιοποιήσει επιπλέον δυνατότητες ανάλογα με τις ανάγκες της: eShop, InvoiceLink για ηλεκτρονική τιμολόγηση, eErgani για Ψηφιακό Ωράριο και Ψηφιακή Κάρτα, Loyalty Card, ειδικές συμφωνίες και προσφορές, διαχείριση barcodes, σύνδεση με εταιρείες courier και εργαλεία που κάνουν την καθημερινή λειτουργία πιο απλή και πιο οργανωμένη.

Όχι όλα για όλους. Αλλά τα σωστά εργαλεία για την κατάλληλη επιχείρηση, τη σωστή στιγμή.

Ένα οργανωμένο βιβλιοπωλείο εξυπηρετεί καλύτερα και πουλά πιο έξυπνα

Η σχολική σεζόν είναι πάντα απαιτητική. Είναι όμως και μια ευκαιρία.

Ευκαιρία να οργανωθεί καλύτερα η αποθήκη. Να αξιοποιηθεί πιο σωστά το eShop. Να μειωθούν οι χειροκίνητες εργασίες. Να γίνουν πιο στοχευμένες εμπορικές ενέργειες. Να ενισχυθεί η σχέση με τους πελάτες. Να αυτοματοποιηθούν αποστολές και παραστατικά. Να δουλέψει το προσωπικό με μεγαλύτερη ευκολία και καθαρότερη εικόνα.

Γιατί ένα σύγχρονο βιβλιοπωλείο δεν χρειάζεται να χάσει τον χαρακτήρα του για να εξελιχθεί.

Χρειάζεται την οργάνωση που θα του επιτρέψει να κάνει αυτό που ξέρει καλύτερα: να βρίσκεται δίπλα στον πελάτη, να τον εξυπηρετεί σωστά και να του δίνει λόγους να επιστρέφει.

Ο Σεπτέμβριος δεν είναι η στιγμή για αλλαγές.

Είναι η στιγμή που η σωστή προετοιμασία πρέπει ήδη να φαίνεται στην πράξη.